Insidentil

Sistem ini diberikan oleh manajemen Unit Olahraga dan Seni kepada kelompok Mahasiswa, Dosen/Pegawai, pelajar dan masyarakat umum untuk melakukan kagiatan latihan/latih tanding dengan cara pembayaran diawal sebelum penggunaan, kemudian pengguna akan mendapatkan  ijin berupa kuitansi insidentil/ penggunaan sekali pakai.

 

KETENTUAN PENGGUNAAN SISTEM INSIDENTIL

  1. Kelompok pengguna (individu atau klub mahasiswa, staf pengajar atau dosen, tenaga kependidikan dan Agrianita  IPB serta masyarakat umum) wajib mematuhi Tata Tertib Penggunaan Sarana dan prasarana Unit ORSEN IPB.
  2. Manajemen Unit ORSEN IPB berhak menyetujui atau tidaknya permohonan penggunaan lapangan dengan alasan tertentu.
  3. Manajemen Unit ORSEN IPB memungut biaya administrasi atas penggunaan insidentil sesuai dengan tarif yang berlaku.
  4. Manajemen Unit ORSEN IPB berhak menentukan tarif biaya administrasi  sesuai kategori kelompok pengguna.
  5. Anggota dari kelompok pengguna adalah sesuai dengan kategori tarif yang berlaku.
  6. Manajemen Unit ORSEN IPB memberikan tanda bukti resmi atas pembayaran biaya administrasi yang diterimanya.
  7. Manajemen Unit ORSEN IPB dapat membatalkan jadwal penggunaan bila ada acara khusus/tertentu dengan memberitahukan terlebih dahulu kepada kelompok pengguna yang bersangkutan.
  8. Apabila penggunaan jadwal ditangguhkan, maka kelompok pengguna tersebut mempunyai hak untuk mendapatkan jadwal pengganti atau memperoleh pengembalian biaya administrasi yang telah dibayarkan kepada manajemen Unit ORSEN IPB.
  9. Manajemen Unit ORSEN IPB dapat memberikan teguran kepada kelompok pengguna bila menggunakan sarana dan prasarana bukan pada tempatnya.
  10. Untuk pengguanan sarana dan prasarana lapangan olahraga yang apabila dalam penggunaan sarana dan prasarananya terjadi hujan lebat atau bencana alam dll yang berakibat rusaknya sarana dan prasarana dan terancamnya keselamatan kelompok pengguna maka :
    1. Manajemen Unit ORSEN IPB berhak menghentikan penggunaan dan memberikan alternatif jadwal pengganti sesuai sisa jadwal yang belum digunakan atau.
    2. Kelompok pengguna dapat meminta untuk membatalkan jadwal dan meminta jadwal pengganti sesuai dengan sisa sesi penggunaan.
  11. Apabila pada waktu pelaksanaan jadwal penggunaan, kelompok pengguna tersebut tidak hadir tanpa pemberitahuan 2 (dua) hari sebelum maka kelompok pengguna tersebut dianggap telah menggunakan jadwal penggunaan atau hangus.
  12. Kelompok pengguna dapat meminta agar sarana dan prasarana dalam kondisi bersih/baik selanjutnya kelompok pengguna dapat menyampaikan komplain atau keluhan bila mendapat perlakuan yang tidak semestinya dari petugas atau pengawas lapangan.
  13. Kelompok pengguna dilarang merubah jadwal penggunaan sarana dan prasarana tanpa melalui mekanisme perubahan jadwal yang berlaku atau seijin manajemen Unit ORSEN IPB.
  14. Kelompok pengguna turut memelihara/menjaga ketertiban, keindahan dan kebersihan sarana dan prasarana dengan tidak membuang sampah sembarangan, corat-coret dan merusak sarana yang tersedia.

 

MEKANISME PELAYANAN SISTEM INSIDENTIL

  1. Ijin Penggunaan Jadwal
  1. Kelompok pengguna menentukan jadwal penggunaan yang dikehendaki dengan cara melihat pada papan dan buku monitoring jadwal penggunaan lapangan yang belum terisi (masih kosong) atau tidak terdapat label penggunaan lapangan.
  2. Selanjutnya kelompok pengguna dapat menghubungi petugas atau pengawas lapangan (waspang) di meja resepsionis untuk membooking jadwal tersebut.
  3. Waspang memeriksa jadwal penggunaan yang telah ada baik di papan maupun buku monitoring lapangan, jika jadwal yang diinginkan kelompok pengguna masih tersedia atau belum terisi maka waspang akan memberikan kuitansi bernomor sebagai ijin penggunaan lapangan secara insidentil setelah kelompok pengguna tersebut membayar biaya administrasi.
  4. Kuitansi tersebut berisi identitas kelompok pengguna, kategori kelompok pengguna, besarnya biaya admnistrasi dan jadwal penggunaan lapangan.
  5. Kuitansi izin penggunaan lapangan harus ditunjukkan kepada waspang pada saat menggunakan lapangan sesuai jadwal yang tertera dikuitansi tersebut.
  6. Pada hari pelaksanaan penggunaan lapangan, pengguna wajib menunjukkan kuitansi ijin penggunaan secara insidentil yang selanjutnya waspang mengecek kesesuaian jadwal yang akan digunakan. Selanjutnya waspang memberikan stempel dan tandatangan telah digunakan sesuai jadwal penggunaan.
  7. Waspang meminta kepada kelompok pengguna untuk mengisi absen penggunaan sarana dan prasarana sesuai dengan jadwal penggunaannya.
  8. Kelompok pengguna berhak mendapatkan kembali kuitansi ijin penggunaan secara insidentil untuk pengajuan penggunaan secara gratis sesuai dengan aturan dan mekanisme yang berlaku.

 

  1. Pembatalan atau Perubahan Jadwal Penggunaan
  1. Pemberitahuan pembatalan/perubahan jadwal penggunaan lapangan paling lambat 2 x 24 jam (jam kerja), sebelum jadwal penggunaan.
  2. Khusus untuk pembatalan penggunaan yang menyampaikan pemberitahuan :
    1. Paling lambat 1 x 24 jam (jam kerja) dikenakan biaya 25 % dari biaya administrasi.
    2. Pembatalan kurang dari 1 x 24 jam (jam kerja) dianggap jadwal telah digunakan (seluruh biaya administrasi tidak bisa dikembalikan).
  3. Pemberitahuan pembatalan dan atau perubahan jadwal penggunaan lapangan disampaikan secara tertulis kepada manajemen Unit ORSEN IPB, melalui petugas waspang atau langsung ke staf administrasi/KTU Unit ORSEN IPB pada hari kerja Senin s/d Jumat jam 08.00 - 16.00 WIB, dengan melampirkan izin yang telah diterima sebelumnya.
  4. Perubahan jadwal penggunaan insidentil dapat diberikan apabila jadwal yang dikehendaki masih kosong (belum digunakan oleh pihak lain).
  5. Apabila permohonan perubahan jadwal terdapat selisih tarif maka kelompok pengguna wajib membayar sisa kelebihan dengan mengembalikan kuitansi insidentil yang lama dan diganti dengan yang baru.

 

Tentang Kami

Address: Gedung Gymnasium IPB

Jl. Meranti, Kampus IPB Dramaga Bogor, Indonesia

Phone: (0251) 862-8783

Fax : (0251) 862-8783

Email: orsen@ipb.ac.id

Copyright 2014 IPB | All Rights Reserved