Ketentuan Kontrak

KETENTUAN PENGGUNAAN SISTEM KONTRAK

  1. Kelompok pengguna (individu atau klub mahasiswa, staf pendidik, tenaga kependidikan dan Agrianita IPB serta masyarakat umum) wajib mematuhi Tata Tertib Penggunaan Sarana dan prasarana Unit ORSEN IPB.
  2. Sarana dan prasarana Unit ORSEN IPB yang dapat digunakan oleh kelompok pengguna dengan sistem kontrak adalah Lapangan Bulutangkis (indoor GOR) dan Lapangan Tennis.
  3. Manajemen Unit ORSEN IPB berhak menyetujui atau tidaknya permohonan penggunaan lapangan dengan alasan tertentu.
  4. Manajemen Unit ORSEN IPB memungut biaya administrasi atas penggunaan secara kontrak sesuai dengan tarif yang berlaku.
  5. Manajemen Unit ORSEN IPB berhak menentukan biaya administrasi sesuai kategori kelompok pengguna.
  6. Anggota dari kelompok pengguna adalah sesuai dengan golongan tarif yang berlaku.
  7. Kelompok pengguna yang telah disetujui permohonan penggunaan sarana dan prasarana akan diberikan Kartu Kontrak oleh Manajemen Unit ORSEN IPB dan menandatangani Surat Perjanjian Kontrak.
  8. Masa kontrak penggunaan sarana dan prasarana Unit ORSEN IPB dibuatkan per 6 (enam) bulan dan 3 (tiga) bulan untuk mahasiswa (individu/klub) IPB/ sesuai kesepakatan.
  9. Apabila masa kontrak habis kelompok pengguna wajib menyampaikan kembali perihal diperpanjang dan tidaknya masa kontrak lapangan.
  10. Pada awal perjanjian kontrak, kelompok pengguna membayar uang penggunaan sarana dan prasarana selama 3 (tiga) bulan dimuka. Selanjutnya, pembayaran uang penggunaan sarana dan prasarana pada bulan berikutnya dilakukan pada awal bulan ke 4 (empat) (paling lambat dibayarkan sampai dengantanggal 10).
  11. Manajemen Unit ORSEN IPB berhak memutuskan Izin Penggunaan Sarana dan prasarana secara sepihak apabila kelompok pengguna tidak dapat memenuhi kewajibannya sebagai pengguna kontrak sesuai dengan Surat Perjanjian Kontrak yang telah ditandatangani kedua belah pihak.
  12. Pembayaran kontrak dapat dilakukan melalui petugas atau pengawas lapangan (waspang) Unit ORSEN IPB atau langsung ke Bendahara/Petty Cash Unit ORSEN IPB dan diberikan tanda bukti resmi atas pembayaran yang diterimanya
  13. Kelompok pengguna wajib mematuhi jadwal penggunaan sesuai dengan Kartu Kontrak dan Surat Perjanjian Kontrak.
  14. Kelompok pengguna tidak merubah jadwal penggunaan yang telah disepakati tanpa melalui mekanisme perubahan jadwal yang berlaku atau seijin manajemen Unit ORSEN IPB.
  15. Penggunaan diluar jadwal dikenakan biaya adminitrasi inisdentil (apabila penggunaan jadwal memerlukan penambah waktu atau lapangan maka dikenakan kewajiban biaya administrasi insidentil).
  16. Kelompok pengguna dapat mengajukan permohonan libur pada masa perjanjian dengan menyampaikan surat atau mengisi formulir libur selambat-lambatnya 1 (satu) minggu sebelum libur dengan mencantumkan masa libur dan alasan yang dapat dipertanggungjawabkan.
  17. Apabila penggunaan jadwal pada waktu tertentu berhalangan, kelompok pengguna dapat mengalihkan jadwal pada hari tersebut ke hari lain dengan menyampaikan surat permohonan atau mengisi formulir yang tersedia  minimal  1 (satu) minggu sebelumnya kepada Unit ORSEN IPB.
  18. Apabila pada waktu jadwal penggunaan, kelompok pengguna tidak hadir tanpa pemberitahuan sesuai ketentuan di atas maka dianggap telah menggunakan.
  19. Manajemen Unit ORSEN IPB dapat menangguhkan izin penggunaan apabila sewaktu-waktu lapangan akan digunakan untuk kegiatan Institusi IPB atau Kegiatan khusus lainnya, dengan kompensasi:
  1. Kelompok pengguna yang bersangkutan menerima jadwal waktu pengganti atau 
  2. Kelompok pengguna menerima kembali uang biaya administrasi penggunaan atau dikompensasikan pada bulan berikutnya yang jumlahnya sesuai dengan jumlah jadwal yang ditangguhkan.
  1. Manajemen Unit ORSEN IPB dapat memberikan teguran kepada kelompok pengguna bila dalam hal penggunaan sarana dan prasarana tidak sesuai dengan standar prosedur dan fungsinya serta melaporkan kepada petugas Unit ORSEN IPB jika terjadi atau terdapat alat yang rusak atau tidak berfungsi.
  2. Untuk penggunaan sarana dan prasarana lapangan apabila dalam menggunakan sarana dan prasarana terjadi mati lampu/bencana alam (misal. hujan lebat di lapangan tennis), dan lainnya yang berakibat terjadinya kerusakan sarana dan prasarana dan terancamnya keselamatan kelompok pengguna tersebut maka :
    1. Manajemen Unit ORSEN IPB atau kelompok pengguna berhak untuk menghentikan penggunaan dan mencari alternatif jadwal pengganti sesuai sisa jadwal yang belum digunakan atau.
    2. Kelompok pengguna menerima kembali uang biaya administrasi penggunaan atau dikompensasikan pada bulan berikutnya yang jumlahnya sesuai dengan jumlah jadwal yang ditangguhkan
  3. Kelompok pengguna dapat meminta agar sarana dan prasarana dalam kondisi bersih/baik dan dapat menyampaikan komplain bila mendapat perlakuan yang tidak semestinya dari waspang.
  4. Kelompok pengguna dapat menolak menandatangani absensi bilamana tidak menggunakan sarana dan prasarana olahraga dikarenakan lapangan kehujanan atau tidak layak pakai.
  5. Kelompok pengguna turut memelihara/menjaga ketertiban, keindahan dan kebersihan sarana dan prasarana dengan tidak membuang sampah sembarangan, corat-coret dan merusak sarana yang tersedia.
  6. Kelompok pengguna bertanggung jawab terhadap kerusakan sarana/prasarana (mis. kaca pintu) atau alat yang digunakan, yaitu dengan mengganti dalam bentuk barang, membayar ganti rugi, atau mengganti biaya perbaikan.

MEKANISME PELAYANAN SISTEM KONTRAK

  1. Permohonan Kontrak Baru
  1. Kelompok pengguna mengajukan permohonan kontrak lapangan secara tertulis kepada manajemen Unit ORSEN IPB dengan mengisi Formulir Permohonan Izin Penggunaan Sarana dan prasarana Olahraga, yang selanjutnya disampaikan melalui petugas waspang atau langsung ke staf administrasi/KTU Unit ORSEN IPB pada hari kerja Senin s/d Jumat pukul 08.00 - 16.00 WIB.
  2. Formulir yang telah diisi selanjutnya akan diproses oleh staf administrasi/KTU Unit ORSEN IPB dengan memeriksa ketersediaan jadwal penggunaan lapangan yang diinginkan, data diri dan anggota kelompok pengguna untuk penentuan kategori biaya administrasi kontrak.
  3. Kelompok pengguna akan diberikan Kartu Kontrak dan menandatangani Surat Perjanjian Ijin Kontrak, apabila permohonan kontrak lapangan olahraga telah disetujui oleh KTU Unit ORSEN IPB dan telah membayar biaya administrasi kontrak atas penggunaan lapangan 3 (tiga) bulan ke depan..
  4. Kartu Kontrak tersebut berisi identitas penanggungjawab atau koordinator kelompok pengguna, kategori kelompok pengguna, besarnya tarif biaya administrasi dan jadwal penggunaan lapangan. Sedangkan Surat Perjanjian Ijin Kontrak berisi hak dan kewajiban kelompok pengguna.
  5. Kartu Kontrak merupakan kartu izin penggunaan lapangan secara kontrak yang harus ditunjukkan kepada petugas waspang pada saat menggunakan lapangan sesuai jadwal yang tertera di Kartu Kontrak tersebut.
  6. Petugas waspang atau staf administrasi Unit ORSEN IPB mencantumkan jadwal kelompok pengguna kontrak baru pada papan monitoring jadwal penggunaan lapangan olahraga.
  7. Pada saat hari pelaksanaan penggunaan, kelompok pengguna wajib mengisi absensi penggunaan sarana dan prasarana sesuai dengan jadwal penggunaannya.

 

  1. Libur dan Perubahan Jadwal Penggunaan
  1. Pemberitahuan libur atau perubahan jadwal penggunaan lapangan disampaikan secara tertulis kepada manajemen Unit ORSEN IPB dengan mengisi Formulir Libur dan Perubahan Jadwal Kegiatan Olahraga melalui petugas waspang atau langsung ke staf administrasi/KTU paling lambat 7 (tujuh) hari sebelumnya (pada hari kerja Senin s/d Jumat pukul 08.00 - 16.00 WIB).
  2. Formulir yang telah diisi selanjutnya akan diproses oleh petugas waspang atau staf administrasi/KTU Unit ORSEN IPB dimana formulir tersebut terdiri dari 2 (dua) rangkap (untuk manajemen Unit ORSEN IPB dan kelompok pengguna yang bersangkutan).
  3. Perubahan jadwal penggunaan kontrak dapat diberikan apabila jadwal yang dikehendaki masih kosong (belum digunakan oleh pihak lain).
  4. Bagi kelompok pengguna yang telah disetujui perubahan jadwal penggunaannya akan diberikan Kartu Kontrak baru dan dicantumkan perubahan jadwalnya pada papan monitoring jadwal lapangan olahraga.
  5. Bagi kelompok pengguna yang telah disetujui pemberitahuan libur jadwal penggunaannya dapat mengajukan kompensasi uang biaya administrasi pada bulan berikutnya yang jumlahnya sesuai dengan jumlah jadwal yang diliburkan dengan melampirkan Formulir Libur dan Perubahan Jadwal Kegiatan Olahraga.

 

  1. Perpanjangan Kontrak 
    1. Pemberitahuan perpanjangan kontrak lapangan olahraga disampaikan secara tertulis kepada manajemen Unit ORSEN IPB dengan mengisi Formulir Permohonan Perpanjangan Ijin Kontrak Lapangan Olahraga setelah masa ijin kontrak habis.
    2. Formulir tersebut dapat disampaikan melalui petugas waspang atau langsung ke staf administrasi/KTU pada hari kerja Senin s/d Jumat pukul 08.00 - 16.00 WIB paling lambat 7 (tujuh) hari sebelum masa ijin kontrak habis dengan melampiri Kartu Kontrak sebelumnya.
    3. Bagi kelompok pengguna yang telah disetujui perpanjangan kontrak lapangan olahraga akan dicantumkan perpanjangan kontraknya pada Kartu Kontrak dan menandatangani Surat Perpanjangan Ijin Kontrak Lapangan setelah membayar biaya administrasi kontrak sesuai dengan kategori biaya administrasi kontrak yang berlaku.

 

  1. Penghentian Kontrak
  1. Pemberitahuan penghentian kontrak lapangan olahraga disampaikan secara tertulis kepada manajemen Unit ORSEN IPB dengan mengisi Formulir Pernyataan Penghentian penggunaan sarana dan prasarana olahraga.
  2. Formulir tersebut dapat disampaikan melalui petugas waspang atau langsung ke staf administrasi/KTU pada hari kerja Senin s/d Jumat pukul 08.00 - 16.00 WIB paling lambat 7 (tujuh) hari sebelum masa ijin kontrak habis.
  3. Bagi kelompok pengguna yang telah disetujui penghentian kontrak lapangan olahraga, maka pada papan jadwal monitoring Jadwal Olahraga nama kelompok pengguna  akan dihapus dan kelompok pengguna kontrak tersebut tidak berhak menggunakan jadwal tersebut.

Tentang Kami

Address: Gedung Gymnasium IPB

Jl. Meranti, Kampus IPB Dramaga Bogor, Indonesia

Phone: (0251) 862-8783

Fax : (0251) 862-8783

Email: orsen@ipb.ac.id

Copyright 2014 IPB | All Rights Reserved