Pemakaian Paket

KETENTUAN PENGGUNAAN SISTEM PAKET

  1. Kelompok pengguna (lembaga mahasiswa di lingkungan IPB, Fakultas/Direktorat/Unit di lingkungan IPB, Agrianita  IPB dan lembaga atau instansi diluar IPB) wajib mematuhi Tata Tertib Penggunaan Sarana dan prasarana Unit ORSEN IPB.
  2. Manajemen Unit ORSEN IPB berhak menyetujui atau tidak menyetujui permohonan penggunaan sarana dan prasarana sistem paket dengan alasan tertentu.
  3. Permohonan penggunaan sarana dan prasarana sistem paket disampaikan secara tertulis kepada manajemen Unit ORSEN IPB dengan dilampiri proposal kegiatan yang akan diselenggarakan.
  4. Permohonan tersebut disampaikan selambat-lambatnya 1 (satu) bulan sebelum kegiatan diselenggarakan.
  5. Manajemen Unit ORSEN IPB memungut biaya administrasi atas penggunaan secara paket sesuai dengan tarif yang berlaku.
  6. Manajemen Unit ORSEN IPB berhak menentukan biaya administrasi  sesuai kategori kelompok pengguna.
  7. Kelompok pengguna wajib menyelesaikan proses penyelesaian izin dan administrasinya paling lambat 7 (tujuh)  hari sebelum hari pertama kegiatan diselenggarakan.
  8. Pembayaran biaya administrasi paket dilakukan langsung ke Bendahara/Petty Cash Unit ORSEN IPB dan Bendahara memberikan tanda bukti resmi atas pembayaran yang diterimanya. Selanjutnya manajemen Unit ORSEN IPB menerbitkan Surat Ijin Penggunaan Sarana dan prasarana dan kuitansi pembayaran sebagai tanda bukti kegiatan yang akan diselenggarakan.  Biaya administrasi sarana dan prasarana untuk kegiatan Paket diperhitungkan dengan tambahan biaya service charge sebesar 25 % untuk kegiatan olahraga, sedangkan untuk kegiatan non olahraga dikenakan service charge sebesar 75%
  9. Kelompok pengguna wajib mematuhi jadwal penggunaan sesuai dengan Surat Ijin Paket yang diterbitkan oleh manajemen Unit ORSEN IPB.
  10. Kelompok pengguna dilarang merubah jadwal penggunaan sarana dan prasarana yang telah disepakati tanpa seijin manajemen Unit ORSEN IPB.
  11. Apabila pada waktu jadwal penggunaan, kelompok pengguna tidak hadir tanpa pemberitahuan sesuai ketentuan diatas maka dianggap menggunakan.
  12. Manajemen Unit ORSEN IPB dapat memberikan teguran kepada kelompok pengguna bila dalam hal penggunaan sarana dan prasarana tidak sesuai dengan standar prosedur dan fungsinya.
  13. Penanggungjawab kegiatan wajib melaporkan kepada petugas waspang Unit ORSEN IPB jika terjadi atau terdapat alat yang rusak atau tidak berfungsi.
  14. Apabila kegiatan kejuaraan terpaksa dilaksanakan dengan  menggunakan porsi jadwal gratis Fakultas sendiri atau Fakultas lain, maka Panitia wajib mendapat izin tertulis dari pemilik jadwal (BEM-Fakultas yang bersangkutan) dan menyerahkan foto copy izin tertulis tersebut kepada bendahara Unit ORSEN IPB pada saat pembayaran untuk digunakan sebagai bukti pengurangan biaya administrasi  dasar lapangan, dan ijin tertulis aslinya kepada waspang saat penggunaan.
  15. Kelompok pengguna dapat meminta agar sarana dan prasarana dalam kondisi bersih/baik selanjutnya kelompok pengguna dapat menyampaikan komplain atau keluhan bila mendapat perlakuan yang tidak semestinya dari petugas atau pengawas lapangan.
  16. Untuk penggunaan sarana dan prasarana lapangan olahraga yang apabila dalam penggunaan sarana dan prasarananya terjadi hujan lebat atau bencana alam dan lain-lain yang berakibat rusaknya sarana dan prasarana dan terancamnya keselamatan kelompok pengguna maka :
  1. Manajemen Unit ORSEN IPB berhak menghentikan penggunaan dan memberikan alternatif jadwal pengganti sesuai sisa jadwal yang belum digunakan atau.
  2. Kelompok pengguna dapat meminta untuk membatalkan jadwal dan/atau meminta jadwal pengganti sesuai dengan sisa sesi penggunaan di hari lain apabila jadwal memungkinkan.
    1. Jika dalam pelaksanaan kegiatan berlangsung, kelompok pengguna tidak mampu mengendalikan situasi sehingga terjadi indikasi tidak kondusif/keributan, maka manajemen Unit ORSEN IPB dapat menghentikan jalannya kegiatan/acara tersebut.
    2. Kelompok pengguna turut memelihara/menjaga ketertiban, keindahan dan kebersihan sarana dan prasarana dengan tidak membuang sampah sembarangan, corat-coret dan merusak sarana yang tersedia.
    3. Kelompok pengguna bertanggung jawab penuh atas berbagai resiko keamanan, kerusakan yang timbul selama pelaksanaan kegiatan berlangsung.
    4. Kelompok pengguna tidak diperbolehkan berjualan produk makanan/minuman/barang baik di dalam maupun teras Gymnasium dan GOR IPB.
    5. Penambahan atau perpanjangan waktu pakai dapat diberikan jika pada sesi berikutnya tidak ada penggunaan oleh pihak lain, selanjutnya kelompok pengguna wajib berkoordinasi dengan petugas waspang atau manajemen Unit ORSEN IPB untuk pengaturan dan perhitungan kontribusi.
  1. Kelompok pengguna wajib mengisi Absensi Penggunaan Sarana dan prasarana (Senafas) pada saat hari pelaksanaan kegiatan.

MEKANISME PELAYANAN SISTEM PAKET

  1. Permohanan Ijin Paket
  1. Kelompok pengguna mengajukan permohonan ijin penggunaan sarana dan prasarana sistem paket secara tertulis kepada manajemen Unit ORSEN IPB dengan mengisi Formulir Permohonan Jadwal Jadwal Sistem Paket, yang selanjutnya disampaikan langsung ke staf administrasi/KTUUnit ORSEN IPB pada hari kerja Senin s/d Jumat pukul 08.00 - 16.00 WIB dengan dilampiri surat pengantar dan proposal kegiatan.
  2. Surat pengantar dan proposal kegiatan  harus ditandatangan/ disetujui oleh pimpinan/pejabat yang berwenang di kelompok pengguna tersebut dan disampaikan selambat-lambatnya 1 (satu) bulan sebelum kegiatan diselenggarakan.
  3. Selanjutnya surat pengantar dan proposal kegiatan diperiksa dan disahkan oleh Manajemen Unit ORSEN IPB.Setelah berkas dinyatakan sah dan benar, manajamen Unit ORSEN IPB akan memproses jadwal penggunaan yang diajukan oleh kelompok pengguna.
  4. Setelah berkas dinyatakan sah maka KTU Unit ORSEN IPB/staf adminitrasi akan memeriksa jadwal penggunaan yang telah ada baik di papan maupun buku monitoring lapangan, jika jadwal yang diinginkan kelompok pengguna masih tersedia atau belumdigunakan oleh pengguna lain, maka staf administrasi/KTU Unit ORSEN akan memplotkan jadwal penggunaan dalam buku monitoring jadwal sistem paket.
  5. Setelah rencana permohonan jadwal dari panitia  telah sepakat dengan ploting jadwal lapangan yang ada di manajemen Unit ORSEN, maka manajemen Unit Olahraga berkewajiban menerbitkan surat ijin paket.
  6. Surat Ijin Paket  tersebut dapat diberikan kepada kelompok pengguna  setelah membayar biaya administrasi penggunaan secara paket selambat-lambatnya 7 (tujuh) hari sebelum hari pertama kegiatan diselenggarakan.
  7. Surat ijin penggunaan lapangan dibuat 5  (lima) rangkap, yaitu  lembar ke-1 untuk pengguna, lembar ke-2 untuk waspang, lembar ke-3 untuk bendahara, lembar ke-4 untuk Kasi Perawatan dan lembar ke-5 untuk arsip.
  8. Kelompok pengguna sistem paket harus menunjukkan surat ijin paket penggunaan lapangan kepada waspang pada saat menggunakan lapangan sesuai jadwal yang tercantum dalan surat ijin paket.
  9. Waspang meminta kepada kelompok pengguna untuk mengisi absen penggunaan sarana dan prasarana sesuai dengan jadwal penggunaannya
  1. Pembatalan atau Perubahan Jadwal Penggunaan
  1. Pembatalan/perubahan sebagian jadwal penggunaan lapangan untuk kegiatan kejuaraan/paket wajib disampaikan kepada kantor manajemen Unit Olahraga dan Seni paling lambat 7 (tujuh) hari kerja (jam kerja), sebelum jadwal penggunaan.
  2. Pembatalan/perubahan sebagian jadwal penggunaan lapangan untuk kegiatankejuaraan/paket yang dilakukan kurang dari 7 (tujuh) hari kerja (jam kerja), dianggap jadwal telah digunakan (seluruh biaya administrasi tidak bisa dikembalikan).
  3. Pemberitahuan pembatalan dan atau perubahan jadwal penggunaan lapangan disampaikan secara tertulis kepada kantor manajemen Unit ORSEN IPB, melalui staf administrasi/KTU Unit ORSEN IPB pada hari kerja Senin s/d Jumat jam 08.00 - 16.00 WIB, dengan melampirkan izin yang telah diterima sebelumnya.
  4. Perubahan jadwal penggunaan peket dapat diberikan apabila jadwal yang dikehendaki masih kosong (belum digunakan oleh pihak lain).
  5. Apabila pada permohonan perubahan jadwal terdapat selisih biaya administrasi  maka kelompok pengguna wajib membayar sisa kekurangan biaya administrasi lapangannya.

 

KETENTUAN KHUSUSPENGGUNAAN SISTEM PAKET

  1. Jam Operasional Gedung Gymnasium dan Gedung Olahraga IPB adalah Pukul 07.00 – 22.00 WIB.
  2. Setiap pengguna hendaknya wajib memperhatikan dan menyesuaikan dengan jam operasional Gedung Gymnasium dan Gedung Olahraga IPB tersebut.
  3. Jika dalam pelaksanaanya, sampai dengan jam 22.00 masih berlangsung game  dalam suatu pertandingan, maka diberikan waktu tambahan (over time) sampaidengan game tersebut selesai atau selama-lamanya 1 (satu) jam, dan dikenakan biaya over time.
  4. Jika masih terdapat partai pertandingan berikutnya, maka harus dijadwalkan pada hari lain, dengan konsekuensi pengguna dikenakan biaya sesuai dengan tarif yang berlaku.
  5. Untuk dapat menggunakan sarana dan prasarana Unit ORSEN IPB, calon pengguna harus menyampaikan surat permohonan izin penggunaan kepada Kepala Unit Olahraga dan Seni IPB (Unit ORSEN IPB) paling lambat 1 (satu) bulan sebelum penggunaan.
  6. Surat permohonan izin sebagaimana dimaksud pada butir lima (5) di atas, penggunaan yang berasal dari BEM/UKM/Kegiatan mahasiswa lainnya di lingkungan IPB, harus diketahui oleh pimpinan IPB/ Fakultas/Departemen/Direktorat/Unit Kerjanya/Pembina dengan dilampiri proposal kegiatan dan susunan acara selengkapnya (rundown).
  7. Setiap pengguna wajib melunasi pembayaran biaya administrasi penggunaan sarana dan prasarana, paling lambat satu minggu sebelum penggunaan.
  8. Izin penggunaan (Paket) sarana dan prasarana Unit ORSEN IPB akan diberikan jika waktu pelaksanaan kegiatan yang diajukan tidak bersamaan dengan kegiatan lain.
  9. Di dalam izin penggunaan (Paket) tersebut, memuat hak dan kewajiban antara Unit ORSEN IPB sebagai pengelola, dan Pengguna.
  10. Sarana tambahan yang berhak didapatkan oleh pengguna kegiatan turnamen/kejuaraan adalah 2 (dua) buah meja, dan 4 (empat) buah kursi
  11. Sarana berupa scoring board (manual) dapat diberikan gratis kepada pengguna apabila ada permintaan,  sedangkan permintaan scoring board (digital) akan dikenakan biaya sesuai tarif yang berlaku
  12. Untuk penambahan saranalain di luar ketentuan pada butir sepuluh (10) dan sebelas (11) dikenakan biaya sesuai tarif yang berlaku.
  13. Kegiatan upacara pembukaan/penutupan (opening/closing ceremony) harus dilaksanakan terpisah dengan jadwal kegiatan pertandingan, kecuali pelaksana kegiatan dapat menjamin bahwa kegiatan selesai sesuai jam operasional gedung.
  14. Kegiatan dalam rangka persiapan pembukaan/penutupan harus disampaikan secara tertulis dalam surat permohonan izin penggunaan sarana dan prasarana Unit ORSEN IPB, serta dimasukan dalam susunan acara kegiatan (rundown) dan dikenakan biaya sesuai tarif yang berlaku.
  15. Dalam acara pembukaan/penutupan tidak diperkenankan menggunakan atribut/benda yang dapat membahayakan keamanan, merusak fasilitas gedung, dan merusak keindahan gedung.
  16. Agar dalam pelaksanaan kegiatan dapat berjalan tertib dan lancar, setiap pengguna wajib berkoordinasi dengan pengawas lapangan (waspang) yang bertugas saat itu.
  17. Waspang adalah pegawai Unit ORSEN IPB yang diberikan tugas oleh Kepala Unit ORSEN IPB dan diberikan wewenang dan tanggung jawab untuk memberikan pelayanan dan pengawasan penggunaan sarana dan prasarana Unit ORSEN IPB.
  18. Waspang berhak dan berwenang menghentikan kegiatan, apabila dalam pelaksanaannya tidak sesuai dengan isi kesepakatan dalam izin penggunaan (Paket) tersebut.
  19. Demi kenyamanan bersama, setiap pengguna wajib menjaga tata tertib yang berlaku.
  20. Ketentuan penggunaan (Paket) sarana dan prasarana Unit ORSEN  IPB ini dibuat, untuk dijalankan dengan penuh rasa tanggung jawab.

Tentang Kami

Address: Gedung Gymnasium IPB

Jl. Meranti, Kampus IPB Dramaga Bogor, Indonesia

Phone: (0251) 862-8783

Fax : (0251) 862-8783

Email: orsen@ipb.ac.id

Copyright 2014 IPB | All Rights Reserved